Berikut adalah informasi salah satu tata cara menggunakan aplikasi persuratan dari pusat yaitu SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi)
Hak User yang ada di Aplikasi
- Admin Satker/OPD (Buat user)
- Unit Kearsipan (Buat data master, template naskah, pola klasifikasi)
- Tata Usaha/Sekretaris (input surat masuk, setting penomoran otomatis, kirim surat keluar)
- User (buat/edit surat keluar, disposisi, esign, periksa, edit tujuan surat)
- Konseptor
- Verifikator
- Penandatangan
- Admin SIKS (Under Dev)
Alur Surat
Proses Surat Masuk
Registrasi naskah → Log Naskah → Kirim Naskah → Disposisi → Kirim Disposisi → Baca → Tindak Lanjut → Selesai
Proses Surat Keluar
Buat Naskah → Konseptor Kirim naskah → Verikator memverifikasi → Penandatangan menanda-tangani Naskah → Kirim Naskah → Selesai
Step-step untuk registrasi naskah Masuk (Tata Usaha/Sekretaris)
Berikut detailnya:
- Rekam surat dengan cara klik menu kiri “Registrasi Naskah Masuk”
- Isi informasi surat ke sistem lalu simpan. (Saat ini surat statusnya sudah direkam tapi status kirim belum.)
- Catatan: Untuk bagian pengirim, jika pengirim dari eksternal OPD dan menggunakan SRIKANDI wajib diisi. Jika dari internal OPD/Pemkot tidak perlu diisi, tapi wajib isi Nama, Jabatan dan Instansi.
- Format yang didukung: .JPG .JPEG .PNG .DOC .DOCX .PDF .XLS .XLSX .PPT .PPTX .MP4 .WAV.Mohon memberikan nama file lampiran yang tepat dan benar, tidak menggunakan unsur (titik),(koma), symbol (!@#$%^&* ( ) ) dan maksimal 10 file dengan ukuran total 100 MB. Input berkas harus sekaligus tidak boleh satu persatu
- Setelah itu masuk ke submenu “Log Naskah”. Pilih naskah/surat yang ingin dikirim lalu klik mata dan klik tombol krim naskah di pojok kanan. (Status surat saat ini sudah terkirim ke penerima surat).
- Selesai
Step-step untuk disposisi (User):
→ Berikut detail untuk input disposisi:
- Pilih surat yang akan disposisi (dengan cara klik menu teruskan > disposisi)
- Naskah Masuk (Jika asal dari surat masuk/tata usaha)
- Naskah Disposisi (Jika asal dari disposisi kepala dinas/pimpinan)
- Input informasi disposisi
- Centang “Tujuan Disposisi” (bisa lebih dari 1 tujuan),“Tujuan Lainnya” diisi apabila ingin disposisi lintas unit.
- Centang “Proses Disposisi / Koordinasi / Saran”
- Ketik “Instruksi / Saran / Pesan Tambahan”.(tidak mandatory)
- Pilih tanggal “Batas Waktu” penyelesaian disposisi.
- Unggah “Lampiran” apabila ada.
- Klik tombol “Simpan”.
- Selesai
→ Berikut info catatan/tips jika terkait disposisi:
- Melihat Disposisi dari pimpinan lihat di menu “naskah yg belum dibaca/disposisi”
- Melihat Semua data disposisi lihat di “daftar disposisi“
- Melihat semua riwayat disposisi di menu “log disposisi“
- Hapus disposisi di halaman “log disposisi“.
- Klik ikon pensil. Pilih disposisi yg mau dihapus (centang) lalu klik tombol merah hapus disposisi.
- Penyelesaian disposisi pada halaman surat dengan mengklik tombol hijau setelah itu harus melampirkan bukti lampiran hasil kegiatan.
- Untuk melihat riwayat disposisi dapat dilihat di “histori naskah”
Step-step untuk buat surat keluar (User):
Berikut detailnya:
- Tentukan pengaturan dulu
- Tentukan dulu master data tujuan (internal, srikandi, eksternal)
- master data verifikator
- master data penandatangan
- Lalu download template naskah sesuai surat yang mau dibuat
- Selanjutnya klik menu “registrasi naskah keluar”
- Buat surat dan input informasi surat
- Catatan: Untuk penomoran dibuat manual karena penomoran surat masih manual. Tetapi jika ingin otomatis harus klik tombol “ambil nomor”
- Tentukan verifikator (bisa lebih dari satu)
- Tentukan penandatangan (hanya satu)
- Setelah selesai, surat nanti perlu dikirim lagi (status saat ini masih draft dan harus dikirim dulu). Setelah klik tombol nanti surat akan terkirim ke verifikator pertama.
- Selanjutnya verifikator melihat surat dan dapat melakukan penolakan/setuju sebelum surat dinaikkan ke tingkat lebih tinggi/selanjutnya (Misal ke verifikator ke-dua atau pimpinan).
- Jika verifikator tidak menyetujui surat dengan alsannya misalnya perlu direvisi. Maka bisa memilih ditolak lalu surat HARUS diteruskan dengan menekan tombol teruskan. Ada dua opsi meneruskan yaitu ke konseptor (pembuat surat) dan ke verifikator (jika sebelumnya ada verifikator satu atau ingin memperbaiki surat oleh dirinya sendiri). Nanti pada sisi verifikator setelah memperbaiki surat dapat mengklik ”Selesai diperbaiki”
- Jika menerima surat dapat langsung meneruskan surat dengan status disetujui dan memberikan keterangan.
- Selanjutnya surat akan diterima ke verifikator selanjutnya (jika ada) atau langsung ke Penandatangan
- Catatan: Pastikan semua status naskah terkirim agar surat terlihat pada halaman/akun user yang dituju
Demikian adalah cara menggunakan aplikasi SRIKANDI. Untuk informasi lebih lanjut mengenai aplikasi ini dapat mengunjungi beberapa link di bawah ini.
Jika ada kendala terhadap pemakaian aplikasi silahkan bertanya pada sub forum ini atau langsung ke teknis aplikasi. Terima kasih!
